Como criar um calendário de grupo no Outlook

Os calendários de grupo permitem que você siga as programações de outros membros da equipe.

Passo 1

Abra o Outlook

Passo 2

Clique no menu "Ação" e selecione "Exibir agendamentos de grupo". Isso abre uma janela com uma lista de todas as agendas de grupos existentes.

Passo 3

Selecione um dos grupos ou crie um novo. Criar um novo grupo abre uma janela. Nomeie o grupo e selecione "OK".

Passo 4

Adicione membros ao grupo a partir de um catálogo de endereços, uma fonte pública, como um diretório da empresa ou individualmente. Os membros do grupo fora do Exchange Server interno podem ser adicionados, se estiverem em um Exchange Server e "compartilharem" o calendário ou publicarem seus calendários na Internet, que é outro recurso do Outlook. Clique duas vezes em um nome ou arraste e solte uma no campo "Para:".

Passo 5

Verifique os horários selecionando o menu "Ação" e escolhendo "Visualizar horários do grupo", destacando a hora apropriada e pressionando "Abrir". Uma janela aparecerá com o nome de cada membro do grupo e sua disponibilidade.

Passo 6

Use a "Solicitação de uma nova reunião" para abrir uma janela de reunião. Você também pode ver a programação do grupo ao criar a reunião. A opção "Programações" na faixa de opções "Solicitação de reunião" abre o calendário do grupo para mostrar a disponibilidade de um horário de reunião comum. Ao enviar a "Solicitação de reunião", basta inserir o nome do grupo no campo "Para". O Outlook irá completar automaticamente os endereços de email.