Como criar um manual de procedimentos

Planejamento

Passo 1

Identifique o público para o qual o manual aponta. Para este exemplo, pode ser o manual do POE para o depósito da empresa. Ele identifica o trabalho cotidiano na divisão de depósito e limita o escopo do manual à função do depósito dentro da empresa em geral.

Passo 2

Obtenha a opinião de alguém que tenha interesse pessoal em POPs, por exemplo, funcionários, supervisores e consultores de segurança. Recrutando especialistas no campo irá ajudá-lo a escrever os procedimentos mais precisos e ajudar como o manual é recebido e usado a longo prazo. Uma abordagem de equipe para criar o manual "promove a aceitação de POEs por usuários em potencial", diz a "Orientação para a preparação de procedimentos operacionais padrão" da Agência de Proteção Ambiental dos EUA.

Passo 3

Organize os procedimentos do manual da maneira mais adequada ao público e ao material. Para o exemplo do armazém, além de um índice e apêndices, as seções do manual podem incluir equipamentos de segurança e treinamento, expedição, recebimento e manuseio.

Passo 4

Formate os procedimentos em cada seção do manual para que eles sejam fáceis de ler e seguir. Alguns procedimentos podem ser facilmente abordados em algumas etapas, enquanto outros requerem mais etapas e fluxogramas. O "Procedimentos Operacionais Padrão: Orientação de Escrita" da Universidade da Pensilvânia dá exemplos de quando usar etapas simples e etapas hierárquicas em comparação com gráficos. (Veja Recursos).

Escreva os POPs

Passo 1

Escreva uma declaração de propósito para cada procedimento, indicando claramente quem faz o trabalho, quando, onde e por quê. Liste os perigos que poderiam, por exemplo, causar danos ao equipamento ou ferimentos pessoais. Faça uma lista de regulamentações governamentais ou padrões do setor que devem ser abordados.

Passo 2

Escreva os passos dos procedimentos cronológicos em um formato claro e conciso. Use verbos ativos para iniciar cada etapa. Inclua detalhes suficientes para que um novo aprendiz ou alguém com experiência de trabalho limitada possa concluir o trabalho com sucesso e segurança sem supervisão.

Passo 3

Identifique qualquer equipamento especial, qualificações ou documentação adicional necessária para realizar o trabalho. Para o exemplo de armazém, se um trabalho exigir que um funcionário use um capacete, tenha certificação de empilhadeira e use uma lista de controle de estoque, o status estará no procedimento. Inclua exemplos de formulários ou listas de verificação no procedimento ou no apêndice do manual.

Acompanhamento

Passo 1

Teste os procedimentos antes de publicar o manual, sugira o Texas A & M College of Engineering e seu "Guia de Escrita para os Procedimentos Operacionais Padrão". Peça a um especialista em campo para revisar com precisão esses procedimentos e um aprendiz para verificar se não falta informação, faça com que quem não passar no teste volte a estudar os procedimentos.

Passo 2

Treine os funcionários sobre como usar o manual do POE. Explica o design do manual e como encontrar as informações em todos os momentos. Peça aos funcionários para se apropriarem de mudanças nos procedimentos manuais e relatar mudanças à medida que elas ocorrem.

Passo 3

Crie um sistema de controle de documentos. Quando um procedimento é revisado, ele registra as datas e os detalhes da revisão para garantir que um registro histórico esteja em vigor para cada procedimento. Certifique-se de que cópias dos manuais estão disponíveis nas áreas onde os procedimentos são realizados, aconselha o "Guia de Escrita de Procedimentos Operacionais Padrão" da Duke University.

Passo 4

Verifique a eficácia dos procedimentos após um período de tempo. Se, por exemplo, equipamento, processos ou regulamentações governamentais forem alterados, atualize o conteúdo do manual para refletir as novas informações. Ouça comentários sobre seu uso e incorpore melhorias.