Como criar um catálogo de endereços no Excel

Abra o Microsoft Excel 2007.

Adicione um título no topo da planilha para ver o que ele contém. Talvez você precise criar um notebook para uso pessoal e outro para negócios; o título ajudará você a distinguir um do outro. Use as ferramentas da barra correspondente para colocar o título em preto e com uma fonte maior.

Pule algumas linhas para criar as colunas do caderno. Use os seguintes cabeçalhos de coluna: nome, cidade, estado, código postal, número de telefone, número de fax e endereço de email. Coloque esses títulos nas colunas A a H, respectivamente. É mais fácil ler as informações quando tudo está em colunas separadas.

Realce a linha de cabeçalhos de coluna clicando no número da linha à esquerda. Use as ferramentas na barra superior para centralizar e apague os títulos.

Digite as informações em cada coluna. Isso pode demorar um pouco, mas você só precisará colocar tudo no Excel uma vez; Depois, você simplesmente terá que adicionar novas pessoas e atualizar as informações. Se você está perdendo alguma informação, simplesmente deixe a célula em branco. Certifique-se de usar as duas cartas postais para abreviar os estados.

Formate o texto na coluna do código postal. Realce todo o texto na coluna (mas não o título). Clique com o botão direito e, quando tudo estiver destacado, selecione "Formato das células". Na guia "Número", clique em "Especial" na caixa "Categoria". Na caixa "Tipo", clique em "CEP" ou "CEP + 4". Selecione "OK". Isso fará com que todos os códigos postais tenham a mesma aparência.

Forma o texto na coluna de números de telefone. Realce o texto, exceto o título. Clique com o botão direito e selecione "Formato das células". Na guia "Número", escolha "Especial" na caixa "Categoria". Na caixa "Tipo", clique em "Telefone". Pressione "OK" Todos os números de telefone terão o mesmo formato.