Como escrever um email de reclamação eficaz

Passo 1

Encontre a melhor pessoa para resolver sua reclamação. Por exemplo, se você tiver uma reclamação sobre uma empresa, ligue ou visite o site para encontrar o endereço de e-mail para reclamações de clientes. Se você enviar um email de reivindicação para o endereço errado, poderá ser ignorado.

Passo 2

Investigue o formulário apropriado para sua reivindicação. Algumas grandes organizações solicitarão que você preencha um formulário de reclamação ou solicitarão alguns tipos de documentação para dar suporte à sua reivindicação. Você pode encontrar essa informação dando uma olhada no site da organização ou ligando para o número de contato que aparece nessa página. Seguindo os procedimentos corretos, será mais fácil para a organização ler e tratar sua reclamação.

Passo 3

Indique o motivo da sua reivindicação no email. Isso deve estar na primeira ou segunda frase do seu email para chamar a atenção do leitor. Se você levar muito tempo para chegar ao ponto, a pessoa pode começar a assumir ou especular que o e-mail não é muito importante.

Passo 4

Explique e apoie sua reclamação. Seja específico Por exemplo, se você não estiver satisfeito com o produto de uma empresa, indique exatamente o que estava errado com ela.

Passo 5

Anexe fotos relevantes, recibos e outras informações de suporte em seu email. Anote no parágrafo em que você explica sua reivindicação, mencionando as informações adicionais anexadas.

Passo 6

Detalhes de uma solução Mais uma vez, seja específico sobre o que deve ser feito. Por exemplo, solicite um reembolso ou substituição de um produto defeituoso. Apontar a solução desejada ajudará seu problema a ser resolvido mais facilmente.

Passo 7

Solicite uma resposta Inclua seu nome, endereço para correspondência e número de telefone no final do seu e-mail para facilitar o contato com você. Solicitar uma resposta mostra que você leva sua reivindicação a sério, especialmente se você a solicitar dentro de um certo período de tempo.

Passo 8

Verifique seu e-mail antes de enviá-lo para ter certeza de que ele seja conciso, preciso e livre de erros ortográficos e gramaticais. Mensagens de reclamação por e-mail com erros parecem não-profissionais, enquanto o formato correto e o e-mail ajudarão sua reclamação a ser levada a sério.