Como escrever um email profissional

E-mail é uma maneira comum e conveniente de se comunicar com empresas, colegas, funcionários, empregadores, professores e outros que exigem comunicação formal. O menor erro pode dar uma impressão negativa. Existem várias maneiras de melhorar e melhorar sua tag no e-mail.

Como os e-mails recebem automaticamente uma data e hora, você não precisa inserir essas informações, a menos que queira.

Inicie o email com uma saudação. Como você está tentando fazer uma abordagem profissional, pense nisso como quando você escreve uma carta. Faça isso com um simples "Olá". Se você sabe com quem está escrevendo, é melhor usar a forma profissional do nome do destinatário (por exemplo, o Sr., a Sra., O Professor ou o Dr.).

Vá direto ao ponto. O primeiro parágrafo deve lidar com quem você é e por que você está escrevendo o email.

Não dê a volta no mato. O segundo parágrafo deve conter as informações que você está oferecendo ou a solicitação que você está fazendo. Diga o que você quer seguido por esta situação.

Se houver um anexo, mencione-o no e-mail para que o destinatário saiba que ele precisa pesquisar e abrir arquivos. Além disso, ele chama os arquivos anexados corretamente para que o destinatário do email saiba qual dos arquivos anexados está simplesmente vendo o nome.

Faça uma oração de encerramento. Comece agradecendo ao destinatário pelo seu tempo. Cortesia é sempre importante, não importa o quão curto seja o email. Ele inclui uma frase de acompanhamento exata, como "Eu entrarei em contato novamente com mais informações" ou "Estou ansioso para ouvir suas ideias". Se uma resposta for necessária, certifique-se de colocar as informações na mensagem.

Na sua conta de e-mail profissional, você deve ter uma assinatura configurada. Isso será adicionado automaticamente na parte inferior do email. Você deve incluir seu nome profissional completo, cargo e informações de contato. Dependendo da política, você pode incluir um link para o site da sua empresa ou páginas de redes sociais.

Conselho

Use os CCs e CCos quando necessário com seu próprio endereço de e-mail na zona "T".

Leia o email completamente antes de clicar no botão "Enviar". Verifique a ortografia e gramática antes de enviar.

Adicione os anexos como você mencioná-los no email. Isso impedirá que você envie o email sem anexar os arquivos.

Use o espaçamento e os parágrafos corretos para deixar o email claro. Em um computador, parágrafos curtos são sempre melhores.

Avisos

Não inclua nenhuma cor ou letras malucas. Mantenha a fonte o mais clara e simples possível.

Se você estiver enviando o mesmo email para várias pessoas, não deixe o endereço do destinatário visível na caixa CC. Use uma cópia oculta ou função de correspondência por e-mail para proteger a privacidade de seus contatos.