Como usar o Excel para controlar a frequência em uma creche

Crie o modelo

Passo 1

Abra uma nova pasta de trabalho do Excel com 13 planilhas. Você pode adicionar planilhas clicando nas guias na parte inferior da página. Cada um deve representar um mês, com a planilha final usada nas tabulações do ano até a data.

Passo 2

Combine as células de C1 a AI1. Digite o nome do mês, seguido do ano na célula combinada. Centralize o texto, aumente o tamanho das letras e letras em negrito para tornar o cabeçalho visível. Adicione cores e outros elementos de design que atendam às suas preferências.

Passo 3

Escreva o título "Sobrenome" no campo A2 e "Nome" no campo B2. Destaque o texto tornando as letras em negrito e aumentando o tamanho do texto.

Passo 4

Adicione uma coluna final ao final da célula AJ1 para tabular automaticamente o número de ausências no mês. Esta coluna usará o formato condicional para determinar o número de dias que cada filho esteve ausente.

Passo 5

Digite as datas do mês nas colunas entre C2 e AI2. Aplique sombreamento nos feriados e finais de semana, quando você não terá registros de presença.

Passo 6

Escreva o primeiro e último nome de cada filho nas linhas abaixo dos cabeçalhos das colunas correspondentes. Classifique as informações por sobrenome, classe ou uma combinação de ambas.

Passo 7

Copie e cole este modelo nas 12 planilhas. No entanto, você deve personalizar as informações em cada um, alterando o cabeçalho do mês correto e atualizando as datas para representar o número correto de dias no mês.

Passo 8

Crie um código para completar o registro de presença. Talvez, "P" para presente e "A" para ausente.

Passo 9

Insira uma fórmula na coluna do mês até a data para tabular automaticamente quantas ausências cada filho tem por mês. Se você estiver usando "A" para ausentes, a fórmula para o primeiro filho é: COUNTIF ($ C3: $ CAI3, "A"). A fórmula mista de células pode ser copiada e colada em cada linha da coluna.

A fórmula acima pressupõe que C3 é a primeira entrada do mês para o primeiro filho que aparece na planilha. Modifique a fórmula conforme necessário para que os campos selecionados incluam o intervalo total de datas do mês.

Passo 10

Copie as fórmulas em cada uma das 12 planilhas. Verifique as fórmulas novamente para se certificar de que estão corretas.

Passo 11

Copie e cole os nomes e sobrenomes dos filhos na última planilha, se desejar tabular o número de ausências durante o curso do ano. Não se esqueça de incluir os cabeçalhos correspondentes, conforme necessário.

Tabulação da soma do ano até a data

Passo 1

Crie uma fórmula para tabular o número de ausências para cada criança na creche. Para criá-lo, escreva "= sum (" no campo ano até a data do primeiro filho da lista.

Passo 2

Clique na primeira planilha e no total mensal do primeiro filho da lista.

Passo 3

Mantenha pressionada a tecla "Shift" no teclado e clique no final do mês na planilha. Clique no total mensal do primeiro filho da lista e pressione "Enter". A fórmula será semelhante a "sum = ('January: December'! AI3)."

Passo 4

Copie e cole a fórmula na coluna do ano para a data de cada criança na lista.