Como projetar o sistema de controle de documentos

Os sistemas de controle de documentos são usados ​​para rastrear e controlar as revisões e podem ser encontrados em uma ampla variedade de aplicativos, incluindo software e legislação. O design de um sistema de controle de documentos depende do tipo de documento que está sendo manipulado e das funções de controle desejadas. A seleção de uma opção de armazenamento e um tipo de interface de usuário também fazem parte do processo de design de um sistema de controle de documentos.

Determine o tipo de documentos que seu sistema manipulará. Esta é uma parte fundamental do sistema do seu sistema de design de controle de documentos. Avalie qual será o sistema de controle de documentos, um processador de texto, um arquivo de computador de código-fonte, um arquivo HTML ou outro tipo de arquivo. Pense no tipo de documento que você precisa controlar e se também precisar de mais de um tipo de documento. Por exemplo, um sistema de controle de documento legal pode exigir a manipulação de documentos do Word, arquivos PDF, arquivos de imagem, planilhas do Excel e possivelmente outros tipos de documentos.

Planeje como os usuários acessam seu sistema de controle de documentos e que tipo de interface de usuário é necessária. Alguns sistemas de controle de documentos funcionam como programas autônomos com sua própria interface gráfica do usuário, enquanto outros acessam como parte de outro programa, como um módulo do Word. Você pode querer ter um sistema que seja acessível através da Internet usando uma interface de navegador. Depois de decidir sobre um tipo de interface de usuário, você pode projetar os detalhes de design da interface. A interface do usuário pode incluir uma tela de login para que o sistema possa identificar qual usuário fez alterações em um documento.

Selecione um sistema de armazenamento. Seu sistema de armazenamento controlará o design do software que gerenciará o armazenamento e a recuperação reais de documentos. Seu sistema de armazenamento pode ser tão simples quanto um disco rígido local ou tão complexo quanto um sistema de armazenamento em nuvem, que é acessado pela Internet. Você deve planejar a capacidade de armazenamento de acordo com o tipo de documento e o número de documentos que devem ser controlados.

Determine quais características de controle você precisa. A maioria dos sistemas de controle de documentos inclui funções básicas, como saída e entrada, além de revisão e comparação de versões. As funções de controle mais avançadas podem incluir a identificação de um grupo de documentos que combinam como um conjunto, por exemplo, uma determinada versão de compilação de software que requer a aprovação do check-in, vários níveis de permissões, etc. As funções internas também devem ser levadas em consideração em seu design, como o armazenamento de revisões de cópias de versões completas ou apenas de alterações entre versões, a fim de usar uma versão on-line do banco de dados com as atualizações aplicadas para alcançar o versão atual. Depois de criar seus recursos de interface e controle do usuário, você estará pronto para começar a criar o sistema de controle de documentos.