Quais são as vantagens dos fluxogramas?

Ilustre a visão geral do projeto

Um fluxograma pode funcionar como uma visão geral de um produto, ilustrando-o em um formato fácil de ler para cada membro da equipe. O diagrama pode ajudar a garantir que todas as partes envolvidas estejam na mesma página, mostrando o cronograma do projeto, o orçamento e a delegação de trabalho. Um chefe de departamento pode usar este documento para ver o impacto que o projeto terá em sua divisão e subordinados. Além disso, qualquer retorno ao sistema relacionado ao projeto poderia ser mais claro em um diagrama, e não por escrito. Dessa forma, essa visão do projeto poderia ajudar os gerentes a avaliar sua viabilidade mais rapidamente e fornecer feedback crucial antes de iniciar o projeto.

Perfil das etapas do projeto

De um ponto de vista menor, os diagramas podem ajudar os gerentes a planejar cada etapa necessária para concluir o projeto. Até as ações departamentais mais tediosas, o fluxograma ajudará a ilustrar cada ponto do processo, incluindo o agendamento de eventos, que é a linha do tempo que determina as etapas cruciais para concluir um projeto. Além disso, o fluxograma pode atuar como uma ferramenta de simulação de projetos, ajudando os gerentes a entender a importância de sua eficiência no departamento e como isso afeta os outros. À medida que o projeto progride, os gerentes podem usar essa simulação de fluxo como um guia de referência, acompanhando o progresso do projeto em seus vários pontos, do início ao fim.

Gestão da força de trabalho

Um fluxograma que ajuda os gerentes a entender a localização da força de trabalho é o diagrama da "faixa de nado". Ele divide os papéis dos membros da equipe durante cada ponto do projeto, permitindo que os gerentes vejam quem trabalha em que aspecto do projeto a qualquer momento. O benefício de ter um esboço desse diagrama antecipadamente é que os gerentes podem avaliar quais departamentos precisam de mais recursos humanos para concluir o projeto no prazo. Por exemplo, quando se olha para um diagrama desse tipo, os gerentes podem descobrir que o departamento de design de produto pode precisar ser reafirmado por dois assistentes adicionais para ajudar a movimentar a fase de desenvolvimento do projeto com eficiência.

Detalhes do plano de contingência

O planejamento de erros é algo que deve acontecer em cada ponto do projeto e um fluxograma pode ajudar a ilustrar qualquer plano de contingência. O diagrama "sandbox" é um fluxograma que examina o que fazer se algo der errado em qualquer ponto do projeto. Em estados cruciais de alto risco no fluxo, podem surgir problemas em potencial, e vários planos de emergência são delineados, juntamente com as possíveis saídas. Esse fluxograma permite que um gerente veja possíveis erros que alterarão o fluxo de trabalho. Um desses tipos é uma ferramenta vantajosa, mesmo para os mais otimistas, dado que, se ocorrer um erro, o plano de contingência já está pensado. Desta forma, pode ajudar a equipe a trabalhar com mais eficiência quando se trata de resolver o problema, uma vez que as estratégias de contingência estão disponíveis.