Softwares contábeis e financeiros

Tipos

Existem muitos tipos de software contábil e financeiro disponíveis, como planilhas, programas de contas a pagar, programas de faturamento e programas especializados para orçamentos e gerenciamento de custos. Cada tipo de software financeiro tem um propósito e muitas empresas têm mais de um programa para processar e analisar os dados. Uma combinação de software integrado, como o QuickBooks, com um programa de planilha eletrônica é comum em muitas empresas, além de software para setores específicos, como construção, empresas sem fins lucrativos ou empresas de manufatura. Esses tipos de programas são predefinidos com tarefas específicas que podem ser diferentes de um setor para outro. Por exemplo, um programa de varejo pode incluir módulos de capacidade, vendas e inventário de código de barras específicos para esse setor.

Benefícios

Um software contábil e financeiro oferece muitas vantagens sobre um sistema de contabilidade manual, como velocidade e precisão. Os computadores permitem velocidades de processamento inexistentes com um sistema de lápis e bloco. Você pode inserir os dados uma vez no sistema e eles serão compilados nos relatórios com o toque de um botão. Todos os cálculos são feitos por um sistema, minimizando erros e confusões. Outro benefício da contabilidade informatizada é que muitos processos são realizados ao mesmo tempo. Por exemplo, ao pagar as contas, você pode imprimir os registros de cheques e despesas ao mesmo tempo sem ter que verificar os diários ou fazer os cheques manualmente. A eficiência do uso do software de contabilidade não pode ser igualada por um sistema manual.

Programas on-line

Alguns provedores de software oferecem contabilidade on-line, impostos e outras necessidades financeiras. O software reside no servidor do provedor e pode ser acessado por contadores e pessoal financeiro de qualquer lugar, a qualquer momento. Os dados de negócios podem ser armazenados no mesmo local que o programa ou no local da empresa, dependendo da configuração on-line. Isso também é conhecido como "computação em nuvem".

Uma das vantagens da contabilidade on-line é que as empresas não precisam atualizar seu hardware para acomodar qualquer programa. Se uma pequena empresa tem computadores antigos não confiáveis, a "computação em nuvem" é ideal.

Equívocos

Uma desvantagem para as pequenas empresas é a ideia de que, ao adquirir um programa contábil, elas não precisarão contratar um contador ou conhecimento contábil, já que todos os problemas serão resolvidos pelo sistema. Isso não é certo. Programas contábeis e financeiros são ferramentas, não milagrosas. Ainda é necessário conhecer os fundamentos da contabilidade para inserir os dados no sistema corretamente. O ditado "lixo, lixo fora" se aplica à contabilidade informatizada. Muitas vezes, as pequenas empresas contratam contadores públicos e outros profissionais para estabelecer seus sistemas, para que eles comecem no caminho certo. Os usuários de software de contabilidade precisam ser treinados no sistema para inserir os dados no lugar certo e saber como extrair relatórios e realizar todas as funções oferecidas pelo software.

Considerações

A compatibilidade é importante quando se olha para o software de contabilidade. Uma empresa que adquire software de inventário desejará que o programa funcione perfeitamente com qualquer sistema contábil atual. Os programas devem ser compatíveis para trocar informações e serem eficientes.

Outra consideração na revisão de programas financeiros é selecionar um que seja muito popular e que seja usado por muitas empresas. Essa é uma vantagem na busca por possíveis funcionários com experiência no software.