O que é um diagrama de fluxo de trabalho?

Significado

Muitos dos processos de trabalho podem ser complicados e complexos, por isso é importante representar visualmente como as tarefas estão sendo realizadas para melhorar a compreensão dos funcionários e aumentar a eficiência. Os diagramas de fluxo de trabalho indicam claramente quem é responsável por cada etapa, quais documentos eles precisam, quais recursos e a quantidade de tempo necessária em cada estágio (consulte a Referência 2). Conhecer os papéis dos funcionários e os requisitos de produção para o gerenciamento de recursos permite a fácil definição de pontos fracos e o alívio de gargalos. Esses são aspectos do fluxo de trabalho que atrapalham e retardam o tempo de ciclo geral do processo.

Benefícios

De acordo com a Universidade da Califórnia em Irvine, as vantagens dos fluxogramas incluem "compreensão, conhecimento, comunicação, análise efetiva e documentação adequada". A representação visual do fluxo de trabalho permite que os funcionários entendam melhor suas responsabilidades de trabalho, mas também o papel de outros funcionários, o que aumenta a responsabilidade. Criar um diagrama de sucesso aumenta o conhecimento no local de trabalho devido à pesquisa e coleta de dados necessários. A comunicação também melhora quando os funcionários entendem melhor o fluxo de trabalho (consulte a Referência 3).

Tipos

Para representar visualmente o fluxo de trabalho da organização, existem formas de diagramas específicos que correspondem a diferentes tipos de atividades: ovais, retângulos, diamantes e círculos. Um oval mostra onde o fluxo de trabalho começa e onde termina. Os retângulos representam qualquer atividade necessária de processo, tarefa ou análise. Diamantes significam um processo de tomada de decisão, que geralmente resulta em duas direções de fluxo de trabalho. A maioria dos diamantes reflete uma decisão de "sim" ou "não" que deve ser tomada: se a decisão for afirmativa, o fluxo de trabalho continuará no caminho pretendido; Se a resposta for não, o fluxo de trabalho pode ter que passar por outro caminho para resolver o problema. Portanto, quanto mais diamantes estiverem presentes, mais complexo será o diagrama de fluxo de trabalho para representá-lo visualmente. Os círculos representam os conectores de uma atividade para outra.

Implementação

Embora o design do diagrama de fluxo de trabalho possa ser um processo extenso e demorado, a implementação disso é a parte difícil. O diagrama não é apenas colocado no local de trabalho e espera-se que ele forneça os benefícios esperados; a maioria deles precisa estar vinculada a uma teoria de melhoria do fluxo de trabalho, como manufatura enxuta, Six Sigma ou Total Quality Management (consulte a referência 1).

Considerações

Os diagramas de fluxo de trabalho estão intimamente relacionados a outros termos usados ​​na otimização do ambiente de trabalho, como planejamento de processos de negócios e controle de fluxo. Um processo, ou mapeamento de processo, é um conceito muito semelhante aos diagramas de fluxo de trabalho e fluxo de trabalho. Um processo de trabalho é mais do que um fluxo de trabalho específico, concentrando-se mais em entradas e saídas, em vez da transferência de dados, documentos e responsabilidades da tarefa. Uma organização pode ter muitos processos dentro de seu fluxo de trabalho. Embora os dois sejam frequentemente interconectados, o planejamento de negócios se concentra mais em metas de longo prazo, em vez de melhorar o fluxo de trabalho atual. Os gerentes interessados ​​no controle de fluxo procuram especificamente melhorar o controle de estoque.